会展活动产业展览场馆智慧化发展5个方向

会议展览业的智慧化,从某种意义上说,就是会议展览业运行管理及服务的一次革命。

在会议展览产业链的主要环节中——包括会议展览项目的运营管理、会议展览市场的交易与资源链接、会议展览场馆的运营管理及服务等,会议展览场馆在其中扮演着十分重要的角色——会议展览活动的“连接”价值在很大程度上需要在此体现。因此说,会议展览场馆的智慧化对于中国智慧会展的总体发展具有重要的推动意义。

会议展览场馆的智慧化是一项系统而复杂的工作——这是由场馆的特殊角色决定的。首先,会议展览场馆要发挥“连接”的价值——既包括会议展览活动参与各方,比如组织者、参会者、参展者等,也包括场馆内部的人、设施与资源,场馆外部的各类资源等;其次,要给会议展览参与各方做好“连接”工作提供良好的服务——即所谓会展体验。要做到以上这两点,没有计算机提供的智能化解决方案,没有互联网提供的高效、便捷的联通服务,没有新技术新产品的应用,是根本无法想象的。

总的分析,会议展览场馆的智慧化,主要包括以下五个部分:

01 场馆内部日常运营管理的智慧化。

这一部分内容是会展场馆最早采用的与计算机和互联网相关的应用系统——信息化管理系统,主要包括:财务与人事管理、办公管理、安全保障、设备运行管理、客房与餐饮管理等。信息化管理系统的价值是不言而喻的,因为它们可以在很大程度上提升效率,降低成本。不过,目前国内会议展览场馆的信息化应用状况差异很大,不仅所使用的产品规格不同,所应用的领域及其效果也都不太一样。“信息化”的使用对象主要是内部员工,系统不与会议展览组织者、参与者等发生互动。在场馆“智慧化”之后,企业内部的信息化系统如何完善以及如何处理与其他智慧化模块之间的关系,还有待于进一步探讨。

02 会议展览设施及其运行管理的智慧化。

会议展览设施主要是指会议、展览及其相关的餐饮、休闲娱乐、停车等会展群体活动所需要的建筑空间与配套设施,包括会议厅室及其舞台、座椅、隔断、空调等;室内外展览空间、活动空间;会展参与者的用餐空间及配套设施;会展活动所需的公共空间,包括注册、茶歇、交流与互动等;停车空间等。到目前为止,中国会议展览设施相关的自动化设计及智慧化应用还不多,其运行管理工作仍然是依靠大量的人工来完成的,成本高、效率低、体验差,智慧化改进和提升势在必行。

会展设施及其运行管理的智慧化包括两部分,一个是硬件设施的自动化、智慧化,比如座椅、舞台、隔断等;另一个是运行管理的智慧化,包括对于设施及其温度、空气质量、灯光以及停车等的控制。这一部分内容是会议展览场馆的核心价值所在,客户体验的优劣、运行效率的高低以及企业盈利状况的好坏,都与此有关。

03 视听多媒体与互动的智慧化。

会议展览现场的视听、多媒体及互动系统,是会展场馆智慧化最引人注目、也是最能够提升体验效果的内容之一,从运营管理的角度说,也是最能够增加营收的主要内容之一。这部分内容主要包括视频、音频、灯光、机械以及中控等多个相互关联的系统模块。视听、多媒体及互动系统可以应用的场景有很多,包括智慧(会议、展览、活动、演出等)大厅、视频会议室、多功能舞台、多媒体显示、互动体验设计等,工作与娱乐功能兼具,体验效果极佳。

04 营销与销售管理系统智慧化。

很多会议中心、会展中心都使用了不同类型的销售管理系统,但也只是局限于内部管理,客户无法参与,更缺少前期的资源展示与连接、互动体验、市场推广、对接沟通等关键环节。这种封闭的管理系统,这一方面不利于吸引潜在客户、增加流量和转化率,另一方面也不利于构建完整的客户体验环,提高客户满意率。全新的智慧化营销与销售管理系统旨在构建潜在客户、客户与场馆内外资源、场馆运营管理及服务之间的连接通道,为用户提供愉悦的在线互动体验,实时对接客户诉求,为下一步良好的现场会展体验奠定扎实的基础。这一系统可以有效解决前期和中期客户引流、转化、管理等一系列问题,体验好、效率高,因而颇具现实意义。不过,前期、中期的营销和销售只有与现场的运营管理及服务、会后的跟进服务有机结合起来,会展组织者和参与者所需的完整的会展体验才能够完成。

05 会展项目管理及服务的智慧化

对于会议展览中心来说,“会展项目管理与服务”就是帮助会展活动组织者、参与者在从场馆内最大限度地实现会展活动的主要目标, 并在这个过程中为他们提供尽可能好的会展体验。“传统”会展场馆的管理及服务比较简单:兑现承诺的档期以及会议空间与展览面积、餐饮空间、停车位、客房及其他必要的服务内容,再配上一两人为其提供服务就可以了。至于会展活动的效果以及组织者、参与者的感受,则关心不够多。“智慧会展场馆”的核心价值在于,场馆方不再是一个被动的“场地提供方”、“场地出租者”,而是客户会展活动的积极参与者和利益攸关方,是会展活动“连接”价值的积极贡献者,是愉悦会展体验的创建者。角色的转变是场馆智慧化成功的关键所在。

会展管理与服务的智慧化,首先要发挥互联网的“连接”功能,满足会议展览组织者和参与者的“连接”诉求:场馆内部资源——会议、展览、餐饮、住宿、停车、功能区之间的接驳、休闲娱乐健身及美食等;外部资源(举办地)——交通、住宿、旅游、购物、娱乐、美食等;会议展览活动本身的“连接”——视频会议及视频连线、在线直播、会议展览场内外的互动、多媒体显示等,以及会展活动参与者所需的“连接”——在线互动与分享、现场互动体验等。其次,组织方相关的临时需求以及会后结算等;其三,场馆内的定位、指引、导航等。其四,智能化服务——会场的温度、空气质量、视听、翻译以及座椅、舞台、隔断、门窗等的智能化控制。其五,会展活动参与者有关的住宿、用餐、参会、参展、消费与结账等。

会议展览活动与会议展览产业链的复杂性,加上新技术、新应用的不断涌现,决定了会议展览活动的智慧化、场馆的智慧化一定是一项长期而复杂的工作,但其价值和发展前景毋庸置疑。中国智慧会展事业才刚刚起步,需要探讨的问题很多,希望本人在这方面的思考对业者能有所启发、有所帮助。(以上内容来自互联网)

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运营者:袁帅,会展业信息化、数字化领域专家,PMP项目管理师,网络营销,搜索引擎营销运营出身,数据分析师,中国电子商务职业经理人,CEAC国家信息化计算机教育认证:网络营销师,SEM搜索引擎营销师,SEO工程师 。现任北京新荟友科技有限公司联合创始人、执行董事,新社汇平台联合创始人、微会动平台创始人兼首席营销顾问,静花缘精品系列民宿互联网线上运营,北京宏宇互动科技有限公司事业合伙人,TAS区块链溯源项目营销合伙人。O2O2O活动场景双线闭环数字化运营综合服务解决方案与活动场景数字信息化运营综合解决执行方案提出者,微会动服务共同体发起人 。